ホームページ保守の仕様書に書くこと 作業範囲を決める項目と確認の順番

保守の見積もりを何社かから取ってみたものの、金額の差が何から生まれているのか読めない。よくある行き詰まり方です。ある会社は月数千円、別の会社はその数倍。安いほうが得なのか、含まれる作業が違うだけなのかが分かりません。

比べられない原因は、たいてい依頼する側の条件が固まっていないところにあります。何をどこまで頼むかを1枚に書き出すと、見積もりは急に比較できるものに変わります。その1枚がホームページの保守仕様書です。

この記事でわかること

• 保守の仕様書と保守契約書の役割の違い
• 仕様書に書き出す6つの作業項目
• 更新の回数と納期をどう決めるか
• 書き漏らすと後で揉めやすい条件

ホームページの保守仕様書は「何をどこまで頼むか」を1枚にしたものです

保守の仕様書は、依頼する作業の範囲と条件を書き出した資料で、見積もりを取る前に依頼側が用意します。作業を並べるだけの簡単な表で構いません。

契約書との違いは、決める順番にあります

保守契約書は、決まった内容を法的な文章に落とす書類です。仕様書はその前段にあたり、契約に落とす前の「何を頼むか」を整理する役割を持ちます。順番としては、仕様書で作業範囲を固め、各社から見積もりを取り、依頼先を決めてから契約書に進みます。この順番を飛ばして契約書の雛形から入ると、書かれていない作業が後から出てきて、そのたびに追加費用の相談が発生します。契約時に確認したい条項そのものはホームページの保守契約で確認することにまとめているため、仕様書がまとまったらそちらも確認してください。

見積もりの前に作ると比較の軸がそろいます

同じ仕様書を3社に渡せば、返ってくる見積もりは同じ土俵に載ります。金額差の理由も、作業が入っていないのか、単価が違うのかで読み分けられるようになります。反対に、条件を伝えずに「保守はいくらですか」と聞くと、各社が想定する範囲がばらばらのまま数字だけが並びます。安く見えた見積もりに更新作業が一切含まれていなかった、という食い違いはここから生まれます。1枚の資料を先に作る手間は、比較の時間で十分に取り返せるはずです。

仕様書に書き出す6つの作業項目

ホームページの保守は、サーバー管理から内容の更新まで、大きく分けると6種類の作業で構成されます。自社に不要なものは外して構いません。

サーバーとドメインの管理

サーバーの契約更新、ドメインの更新、料金の支払いを誰が行うかを決めます。名義は自社のままで管理だけ委託するのか、契約ごと預けるのかで、解約時の動きが変わります。おすすめできるのは、名義は自社に置いたまま管理作業だけを頼む形です。委託先を変えることになっても、ドメインとサーバーを自社で持っていれば話は早く進みます。あわせて、更新期限の何日前に連絡をもらうかも書いておくと、うっかりの失効を防げます。

SSLとソフトウェアの更新

SSL証明書の更新と、サイトを動かしている仕組みの更新作業です。証明書が切れると、ブラウザに警告が出て閲覧をためらわれる状態になります。更新を自動にできる契約か、手動なら誰がいつやるかを決めてください。サイトの土台にブログ機能などの仕組みを使っている場合は、その本体やプラグインの更新も対象になります。更新を止めたまま何年も放置すると、脆弱性を突かれて改ざんされる危険が高まります。頻度と、更新後に表示崩れがないか確認するところまで含めるかを書き分けておきましょう。

バックアップの頻度と復旧

バックアップは「取っている」だけでは足りません。書き出したいのは、取得の頻度、保管する世代の数、そして戻すときに誰がどれくらいの時間で対応するかの3点です。毎日取っていても直近1回分しか残っていなければ、問題に気づいたときには壊れたデータで上書きされている可能性があります。復旧作業が保守料に含まれるのか、別途費用になるのかも確認する価値があります。ここは平常時には意識されにくく、必要になった瞬間に条件を読み返す項目です。

内容の更新（回数・範囲・納期）

お知らせの追加、料金表の変更、スタッフ紹介の差し替え。実務でいちばん頻度が高いのがこの作業です。月に何回まで、1回あたりどこまでの分量か、依頼から公開まで何営業日かを書き出します。「軽微な修正は無料」とだけ書かれた条件は、後で必ず解釈がずれます。文章の差し替えは含むが新規ページの追加は含まない、といった線引きまで具体的に書いてください。公開後に何が起きるかはホームページの運用とは 公開後にやることで整理しています。

障害時の連絡先と対応時間

サイトが表示されない、フォームが送信できないといった不具合が起きたときの窓口を決めます。連絡手段はメールか電話かチャットか、受付は平日日中のみか、返答の目安は何時間か。夜間や休日にどこまで対応するかは費用に直結するため、自社に本当に必要な水準を考えてください。問い合わせが業務の中心でない会社なら、翌営業日の対応で十分な場合もあります。過剰な条件を求めると、その分だけ月額は上がります。

レポートとアクセス解析

月次のレポートを出すかどうかも決めておく項目です。アクセス数の報告だけを受け取っても、次の行動につながらなければ意味が薄くなります。むしろ有効なのは、報告の頻度を下げてでも、数字を見てどこを直すかの相談ができる形にすることでしょう。解析ツールの設置と管理を委託先に任せる場合は、アカウントの所有者を自社にしておいてください。過去のデータは、委託先を変えたときに引き継げないと積み上げが途切れます。

更新の回数と納期をどう決めるか

更新の条件は、希望ではなく、実際に発生した依頼の回数から逆算して決めるのが確実です。実績から数えてください。

過去1年に何回頼んだかを数える

直近1年のメールや依頼履歴をさかのぼり、更新を頼んだ回数を数えます。年に数回しかないなら、回数の上限は少なくても足ります。毎月のように出るなら、都度見積もりの形は事務作業が増えるだけでしょう。数え方が分からない場合は、お知らせの更新履歴を見るのが手早い方法です。過去の実績が読めない新しいサイトなら、最初の半年は少なめの条件で契約し、実績が見えてから見直す進め方もあります。

納期は「何営業日」で書く

「速やかに対応」という表現は納期になりません。依頼から公開まで何営業日か、緊急時は別枠があるかを数字で書いてください。年末の休業案内や、価格改定のお知らせのように公開日が決まっている作業は、いつまでに依頼すれば間に合うかを逆算しておく必要があります。委託先の混み具合によって前後する前提で、余裕を持った日程を組んでおくと運用が楽になります。

書き漏らすと揉めやすい3つの条件

実務で食い違いが起きるのは、作業そのものより、条件をどう書いたかという部分になります。次の3点は具体的に埋めておいてください。

「軽微な修正」の定義

この言葉が曖昧なまま契約に入ると、依頼のたびに解釈のやり取りが発生します。文字数で線を引く、作業時間で区切る、対象を「既存ページ内の文章と画像の差し替え」に限定するなど、判定できる形にしてください。線を引いたうえで、超えた場合にどう扱うかも決めておきます。追加費用になるのか、翌月の回数から前借りするのか。ここまで書いてあれば、依頼する側も気兼ねなく相談できます。

解約するときのデータとドメインの扱い

契約を終えるときに、サイトのデータを引き渡してもらえるか、ドメインを持ち出せるかを事前に確認します。月額でホームページを持つ形の場合、解約後にサイトが公開停止になる契約もあります。良し悪しではなく、条件として知っておくべきことです。あわせて、引き渡しの形式も決めておいてください。ファイル一式で渡されるのか、他社が引き継げる状態なのかで、次の選択肢の幅が変わります。

管理画面のIDを誰が持つか

サーバー、ドメイン、解析ツール、フォームの管理画面。それぞれのアカウントを自社が持つか、委託先だけが持つかを一覧にしておきます。委託先しか入れない状態は、日常の運用では楽でも、担当者と連絡が取れなくなった瞬間に手詰まりになります。最低限、ドメインとサーバーのアカウントは自社で管理できる状態を保っておいてください。パスワードの保管場所を社内で決めておくところまでが実務になります。

仕様書を作らないという選択もあります

更新がほとんど発生しない小さなサイトなら、仕様書を作り込む手間のほうが大きくなることもあります。無理に整える必要はありません。

名刺代わりの数ページで、内容もめったに変わらないのであれば、サーバー管理とSSL更新を含む月額のパッケージを選び、細かい取り決めは省く判断が現実的でしょう。反対に、社内に更新を頼む人がいて年に何度も依頼が出る、複数の担当者が関わる、公的な調達で書類が求められるといった状況なら、仕様書を作る価値があります。判断の分かれ目は、サイトの大きさではなく、依頼のやり取りが何回発生するかにあります。費用の内訳から考えたい場合はホームページの保守とは 月額費用の内訳を参照してください。

見てからwebの月額に含まれる作業

見てからwebは、制作費0円でホームページを作り、公開後の保守まで月額に含める形をとっています。含まれるのは、月3回までの更新・修正、SEO、アクセス解析、SNS連携、SSL対応、サーバー管理、独自ドメインと既存ドメインへの対応です。月3回の更新は、文章の変更、画像の差し替え、お知らせの追加といった内容を想定しています。

料金はLIGHT月額9,900円（1〜2ページ）、BUSINESS月額14,900円（3〜7ページ）、RECRUIT月額19,900円（8〜12ページ）で、税別、最低契約6ヶ月、初回は3ヶ月分の先払いです。写真撮影、動画制作、ロゴ制作、原稿の大幅な作成、新規ページの追加、13ページ以上、予約・決済・会員機能、多言語対応、大幅なデザイン変更は別途の見積もりになります。細かい作業条件を自社で設計して発注したい会社や、独自の運用体制がすでにある会社であれば、仕様書を作って個別に委託先を選ぶほうが合うはずです。

よくある質問

保守の仕様書は決まった書式がありますか

決まった書式はなく、作業項目と条件が読み取れれば表計算ソフトの1枚で足ります。列は項目名、作業内容、頻度、納期、備考の5つを用意してください。公的な調達では発注元の様式が指定される場合があります。

保守に内容の更新は含まれますか

含まれない契約も多く、サーバー保守と内容更新は別に扱われるのが一般的です。含む場合も回数の上限があるため、月に何回までかを契約前に確認してください。

保守を頼まないと何が起きますか

すぐに表示が消えるわけではありませんが、SSL証明書の失効やソフトウェアの脆弱性が放置されます。時間とともに、改ざんや表示の不具合が起きる確率が上がっていきます。

今の制作会社に仕様書を渡しても失礼になりませんか

条件を明文化する行為なので、失礼にはあたりません。むしろ受ける側も見積もりを出しやすくなります。相見積もりを取るかどうかは、伝えても伏せても構いません。

まとめ

保守の見積もりが比べられないときは、依頼する側の条件が固まっていない場合がほとんどです。サーバーとドメインの管理、SSLとソフトウェアの更新、バックアップ、内容の更新、障害時の対応、レポートの6項目を1枚に書き出してください。同じ資料を各社に渡せば、金額の差がどこから来ているかを読み取れます。

更新の回数は希望ではなく、過去1年の実績から数えます。納期は営業日数で書き、「軽微な修正」の定義、解約時のデータとドメインの扱い、管理画面のアカウントを誰が持つかの3点は必ず埋めておいてください。この3つが後から揉める代表格です。

更新がめったに発生しない小さなサイトであれば、仕様書を作らず、保守込みの月額パッケージを選ぶほうが早く済みます。まずは過去1年に何回更新を頼んだかを数えるところから始めてみてください。